Sommaire

• Qu’est-ce que le registre des activités de traitement ?
• Contenu du registre des activités de traitement
• Quels organismes sont concernés ?
• Utilité du registre des activités de traitement
• FAQ

Qu’est-ce que le registre des activités de traitement ?

Le registre des activités de traitement est un document essentiel pour les entreprises soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cet outil permet de recenser et de documenter toutes les informations à caractère personnel collectées et utilisées par l’organisation. Bien plus qu’une simple obligation légale, le registre des activités de traitement offre de nombreux avantages aux entreprises dans leur mise en conformité au RGPD.

Contenu du registre des activités de traitement

Selon les recommandations de la CNIL, les entreprises exerçant à la fois en tant que responsable de traitement et sous-traitant doivent tenir deux registres distincts. Chacun de ces registres doit contenir un ensemble de données spécifiques :

Registre tenu par le responsable de traitement

• Le nom et les coordonnées du responsable de traitement, de son représentant éventuel et du délégué à la protection des données
• Les finalités du traitement
• Une description des catégories de données à caractère personnel
• Les catégories de destinataires auxquels les données ont été ou seront communiquées
• Le cas échéant, les transferts de données vers un pays tiers ou une organisation internationale
• Si possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données
• Une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Registre tenu par le sous-traitant

• Le nom et les coordonnées du sous-traitant et de chaque responsable de traitement pour le compte duquel il agit
• Les catégories de traitements effectués pour chaque responsable de traitement
• Le cas échéant, les transferts de données vers un pays tiers ou une organisation internationale
• Si possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Quels organismes sont concernés ?

Tout organisme, public ou privé, traitant des données à caractère personnel, quelle que soit sa taille, est tenu de tenir un registre des activités de traitement. Cependant, les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation et ne doivent renseigner que les traitements de données réguliers, portant sur des informations sensibles et comportant des risques pour les droits et libertés des personnes.

Utilité du registre des activités de traitement

Bien que le registre des activités de traitement soit une obligation légale, il représente un outil essentiel pour les entreprises dans leur démarche de mise en conformité au RGPD. En effet, ce document permet :

• D’identifier les risques liés à la protection des données et de mettre en place des mesures adaptées
• De piloter la conformité RGPD de l’organisation
• De faciliter les contrôles de la CNIL en cas de demande

Le registre des activités de traitement est donc un élément clé de la gouvernance des données personnelles au sein de l’entreprise.

FAQ

Quand le registre des activités de traitement doit-il être mis en place ?

Le registre des activités de traitement doit être mis en place dès lors qu’une entreprise traite des données à caractère personnel, que ce soit en tant que responsable de traitement ou sous-traitant.

Le registre doit-il être transmis à la CNIL ?

En temps normal, le registre des activités de traitement reste dans la sphère interne de l’entreprise. Cependant, il peut être transmis à la CNIL si celle-ci en fait la demande, notamment dans le cadre d’un contrôle de conformité.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de tenir un registre ?

Le non-respect de l’obligation de tenir un registre des activités de traitement peut entraîner des sanctions administratives de la part de la CNIL, pouvant aller jusqu’à 10 millions d’euros ou 2% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’entreprise.

Le registre des activités de traitement est un outil essentiel pour les entreprises soumises au RGPD. En plus d’être une obligation légale, il permet de piloter efficacement la conformité de l’organisation et de maîtriser les risques liés à la protection des données personnelles. Sa mise en place doit donc être une priorité pour toute entreprise traitant des informations à caractère personnel.