L'essentiel sur la GED collectivité
Communauté d'agglomération de 12 communes en Occitanie, 520 agents, 350 000 documents non archivés depuis 8 ans (répertoires réseau Windows, partages Samba, clés USB individuelles). 12 armoires physiques pleines dans les locaux techniques. Aucun plan de classement commun, aucune durée de conservation documentée, 3 contrôles des Archives Départementales avec réserves en 5 ans.
La GED Nehos s'articule autour de deux couches complémentaires : une GED collaborative (Alfresco Enterprise ou Maarch Courrier selon le profil) pour la gestion des documents actifs et le workflow de validation, et un SAE (Système d'Archivage Électronique) conforme NF Z42-013 (Maarch RM ou Asalae) pour l'archivage légal avec horodatage RFC 3161 et garantie d'intégrité SHA-256.
Cas client communauté d'agglomération Occitanie : 350 000 documents archivés et indexés en 13 semaines, -72 % de temps de recherche documentaire (de 22 à 6 minutes en moyenne), 100 % de conformité sur l'audit des Archives Départementales à 12 mois. Budget : 179 k€ HT mise en place +à partir de 19 k€ HT/an.
La distinction entre GED et SAE est critique et souvent mal comprise. Une GED gère les documents actifs avec contrôle de version, workflow de validation et recherche full-text. Un SAE archive les documents clôturés avec garantie légale d'intégrité et de communicabilité. Les deux sont nécessaires, et leur articulation détermine la valeur probante des archives numériques en cas de contentieux ou de contrôle.
GED collectivité : vos documents archivés légalement, vos agents qui trouvent ce qu'ils cherchent en moins de 2 minutes
Une collectivité territoriale produit en moyenne entre 15 000 et 50 000 documents par an selon sa taille — délibérations, marchés, courriers officiels, actes d'état civil, permis de construire, pièces RH. Sans GED structurée conforme NF Z42-013, ces documents s'accumulent dans des répertoires réseau non maintenus ou des armoires physiques, exposant la collectivité à des risques juridiques mesurables.
Adapté à toute taille de structure
La gestion documentaire dans les collectivités territoriales souffre d'un paradoxe structurel : les obligations légales en matière d'archivage sont très précises (le Code du patrimoine impose des durées de conservation allant de 5 à 100 ans selon la nature des documents, sous le contrôle des Archives Départementales), mais les moyens techniques mis en oeuvre pour respecter ces obligations sont souvent très éloignés des standards requis. Le scénario le plus courant est celui du répertoire réseau accumulé sans maintenance. Une collectivité de taille intermédiaire accumule entre 15 000 et 50 000 documents numériques par an. Sans plan de classement formalisé et sans outil de GED, ces documents s'accumulent dans des répertoires réseau organisés par année et par service, avec des noms de fichiers non normés, des versions multiples coexistant sans contrôle de version, et aucune métadonnée de conservation associée. Au bout de 8 à 10 ans, le fonds numérique est inexploitable : on ne sait pas ce qu'il y a dedans, on ne sait pas ce qu'on peut supprimer, et on ne sait pas ce qu'on doit conserver. Les conséquences juridiques sont documentées. Le Code du patrimoine (article L.212-1 et suivants) impose aux communes et EPCI de verser leurs archives aux Archives Départementales selon des procédures définies, ou de créer un service d'archives propre avec les moyens humains et techniques correspondants. Les Archives Départementales exercent un contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités — et leurs réserves, quand elles portent sur des destructions non autorisées ou des lacunes dans des séries réglementaires, peuvent déboucher sur des mises en demeure formelles adressées à l'exécutif local. La valeur probante des documents numériques non archivés dans un SAE conforme est une autre dimension critique. Un document numérique stocké dans un répertoire réseau n'est pas protégé contre la modification : son contenu peut être altéré (volontairement ou par erreur) sans que la modification soit tracée. En cas de contentieux sur un marché public, une délibération contestée ou un permis de construire litigieux, l'impossibilité de prouver l'intégrité du document original à la date de sa création fragilise la position juridique de la collectivité. La norme NF Z42-013, qui définit les spécifications techniques d'un SAE, répond précisément à cet enjeu. Enfin, le RGPD introduit une dimension supplémentaire. Les documents contenant des données personnelles — dossiers RH, états civils, dossiers d'aide sociale, fichiers des agents — doivent être gérés avec des droits d'accès stricts, des durées de conservation définies, et une capacité à répondre aux droits des personnes (droit d'accès, droit à l'effacement dans les cas prévus). Sans GED avec contrôle d'accès par rôle et politique de rétention documentaire, la collectivité ne peut pas démontrer sa conformité RGPD sur la dimension documentaire.
La GED collectivité Nehos repose sur une architecture à deux couches clairement séparées mais interconnectées, qui répond à deux besoins distincts : la gestion des documents actifs et l'archivage légal des documents clôturés. La couche GED collaborative est déployée sur Alfresco Enterprise (pour les collectivités avec des volumes importants et des workflows complexes) ou Maarch Courrier (pour les collectivités recherchant une solution plus légère et 100 % open source). Elle gère les documents actifs : création, modification avec contrôle de version complet, workflow de validation (visa, signature, approbation) par rôle et par service, recherche full-text sur le contenu et les métadonnées, accès sécurisé par profil d'agent. La GED est accessible depuis l'intranet collectivité ou directement depuis un navigateur web, avec authentification SSO depuis l'Active Directory. Le plan de classement est l'élément fondateur de la GED. Il est co-construit lors de la phase de cadrage avec l'archiviste territorial et les responsables de chaque direction, en référence au tableau de gestion des Archives Départementales. Il couvre les fonds documentaires de toutes les directions : délibérations et actes (conservation définitive), marchés publics (10 ans à compter de la fin d'exécution), état civil (actes : conservation définitive, demandes : 30 ans), urbanisme (permis de construire : 30 ans minimum), finances (pièces comptables : 10 ans), RH (dossiers agents : 80 ans à compter de la naissance). Ces durées sont paramétrées comme règles automatiques dans le SAE. La couche SAE (Système d'Archivage Électronique) est déployée sur Maarch RM ou Asalae, deux solutions conformes NF Z42-013. Elle reçoit les documents dont le cycle de vie actif est terminé (délibération adoptée, marché clôturé, permis accordé ou refusé) via un versement automatique depuis la GED. À chaque versement, le SAE génère un horodatage RFC 3161 (tiers de confiance qualifié) et calcule l'empreinte SHA-256 du document pour garantir son intégrité. Si le document est modifié après archivage (même d'un seul bit), la différence d'empreinte le détecte immédiatement. Ces garanties techniques constituent la valeur probante du document en cas de contentieux. La numérisation des archives papier existantes est conduite par lot de priorité : en priorité les documents actifs (marchés en cours d'exécution, permis de construire récents, délibérations des 5 dernières années), puis les fonds historiques selon un calendrier défini avec l'archiviste. La numérisation est réalisée avec des scanners haute définition (300 dpi minimum pour les documents textuels, 400 dpi pour les plans), suivie d'une OCR (Tesseract) pour l'indexation full-text et d'un contrôle qualité automatique (détection des pages manquantes, des rotations, des images illisibles). La conformité RGPD est intégrée à la conception : les documents contenant des données personnelles sont identifiés lors de la construction du plan de classement, les droits d'accès sont paramétrés par catégorie documentaire (les dossiers RH ne sont accessibles qu'à la direction RH et à la direction générale), les durées de conservation RGPD sont définies pour les données personnelles présentes dans les documents (elles peuvent être plus courtes que les durées archivistiques — le DPO arbitre). Un audit log complet retrace toutes les consultations de documents sensibles.
350 000
documents archivés et indexés en full-text en 13 semaines (migration répertoires réseau + numérisation prioritaire papier) pour la communauté d'agglomération Occitanie 12 communes
-72 %
de temps de recherche documentaire à 3 mois (de 22 à 6 minutes en moyenne par recherche, mesuré sur un panel de 45 agents de toutes directions)
100 %
de conformité sur l'audit des Archives Départementales à 12 mois post-déploiement (tableau de gestion validé, SAE NF Z42-013 opérationnel, 0 réserve formulée)
16 semaines
de mise en production complète GED + SAE (audit documentaire + plan de classement + déploiement + migration + formation + validation Archives Départementales)
#Le problème : pourquoi gED collectivité est un enjeu critique
La gestion documentaire dans les collectivités territoriales souffre d'un paradoxe structurel : les obligations légales en matière d'archivage sont très précises (le Code du patrimoine impose des durées de conservation allant de 5 à 100 ans selon la nature des documents, sous le contrôle des Archives Départementales), mais les moyens techniques mis en oeuvre pour respecter ces obligations sont souvent très éloignés des standards requis.
Le scénario le plus courant est celui du répertoire réseau accumulé sans maintenance. Une collectivité de taille intermédiaire accumule entre 15 000 et 50 000 documents numériques par an. Sans plan de classement formalisé et sans outil de GED, ces documents s'accumulent dans des répertoires réseau organisés par année et par service, avec des noms de fichiers non normés, des versions multiples coexistant sans contrôle de version, et aucune métadonnée de conservation associée. Au bout de 8 à 10 ans, le fonds numérique est inexploitable : on ne sait pas ce qu'il y a dedans, on ne sait pas ce qu'on peut supprimer, et on ne sait pas ce qu'on doit conserver.
Les conséquences juridiques sont documentées. Le Code du patrimoine (article L.212-1 et suivants) impose aux communes et EPCI de verser leurs archives aux Archives Départementales selon des procédures définies, ou de créer un service d'archives propre avec les moyens humains et techniques correspondants. Les Archives Départementales exercent un contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités — et leurs réserves, quand elles portent sur des destructions non autorisées ou des lacunes dans des séries réglementaires, peuvent déboucher sur des mises en demeure formelles adressées à l'exécutif local.
La valeur probante des documents numériques non archivés dans un SAE conforme est une autre dimension critique. Un document numérique stocké dans un répertoire réseau n'est pas protégé contre la modification : son contenu peut être altéré (volontairement ou par erreur) sans que la modification soit tracée. En cas de contentieux sur un marché public, une délibération contestée ou un permis de construire litigieux, l'impossibilité de prouver l'intégrité du document original à la date de sa création fragilise la position juridique de la collectivité. La norme NF Z42-013, qui définit les spécifications techniques d'un SAE, répond précisément à cet enjeu.
Enfin, le RGPD introduit une dimension supplémentaire. Les documents contenant des données personnelles — dossiers RH, états civils, dossiers d'aide sociale, fichiers des agents — doivent être gérés avec des droits d'accès stricts, des durées de conservation définies, et une capacité à répondre aux droits des personnes (droit d'accès, droit à l'effacement dans les cas prévus). Sans GED avec contrôle d'accès par rôle et politique de rétention documentaire, la collectivité ne peut pas démontrer sa conformité RGPD sur la dimension documentaire.
#Notre approche en 4 phases
#Phase 1 : Audit documentaire et plan de classement (semaines 1-4)
Inventaire des fonds documentaires par direction (volumes, formats, ancienneté, état de conservation), identification des documents à valeur probante (marchés, délibérations, actes état civil, permis de construire), construction du plan de classement en lien avec l'archiviste territorial et les Archives Départementales, qualification des durées de conservation réglementaires (DAJ, tableau de gestion validé).
Voir notre expertise : GED collectivité archivage légal.
#Phase 2 : Déploiement GED et SAE (semaines 5-9)
Déploiement du logiciel GED (Alfresco Enterprise ou Maarch Courrier selon le profil), déploiement du SAE (Maarch RM ou Asalae) conforme NF Z42-013, configuration du plan de classement dans les deux systèmes, mise en place du pipeline de versement automatique GED → SAE avec horodatage RFC 3161 et empreinte SHA-256.
Voir notre expertise : plan de migration documentaire.
#Phase 3 : Numérisation et migration des fonds existants (semaines 10-13)
Numérisation des archives papier prioritaires (marchés en cours, délibérations, permis de construire actifs), indexation full-text par OCR (Tesseract), migration des fonds numériques existants (répertoires réseau, ancienne GED), dédoublonnage, rattachement au plan de classement et versement dans le SAE avec métadonnées complètes.
Voir notre expertise : conformité RGPD archives collectivité.
#Phase 4 : Formation agents et validation Archives Départementales (semaines 14-16)
Formation par direction (indexation, recherche, circuit de validation documentaire), communication DPO sur les traitements documentaires RGPD, présentation du tableau de gestion aux Archives Départementales pour validation, corrections et go-live complet.
Voir notre expertise : dématérialisation marchés publics.
#Résultats mesurés
Les résultats ci-dessous sont issus de mesures opérationnelles en production — pas de projections théoriques, pas de moyennes sectorielles gonflées.
| KPI | Résultat | Contexte |
|---|---|---|
| documents archivés et indexés en full-text en 13 semaines | 350 000 | (migration répertoires réseau + numérisation prioritaire papier) pour la communauté d'agglomération Occitanie 12 communes (Rapport de migration Nehos 2025 — Communauté d'agglomération Occitanie, 2025) |
| de temps de recherche documentaire à 3 mois | -72 % | (de 22 à 6 minutes en moyenne par recherche, mesuré sur un panel de 45 agents de toutes directions) (Mesures terrain Nehos 2025 — Communauté d'agglomération Occitanie, 2025) |
| de conformité sur l'audit des Archives Départementales à 12 mois post-déploiement | 100 % | (tableau de gestion validé, SAE NF Z42-013 opérationnel, 0 réserve formulée) (Rapport Archives Départementales 2025 — Communauté d'agglomération Occitanie, 2025) |
| de mise en production complète GED + SAE | 16 semaines | (audit documentaire + plan de classement + déploiement + migration + formation + validation Archives Départementales) (Planning projet Nehos 2025 — Communauté d'agglomération Occitanie, 2025) |
350 000 : documents archivés et indexés en full-text en 13 semaines (migration répertoires réseau + numérisation prioritaire papier) pour la communauté d'agglomération Occitanie 12 communes.
-72 % : de temps de recherche documentaire à 3 mois (de 22 à 6 minutes en moyenne par recherche, mesuré sur un panel de 45 agents de toutes directions).
100 % : de conformité sur l'audit des Archives Départementales à 12 mois post-déploiement (tableau de gestion validé, SAE NF Z42-013 opérationnel, 0 réserve formulée).
#Cas client : Communauté d'agglomération de 12 communes en Occitanie, 520 agents
#Contexte
Communauté d'agglomération de 12 communes en Occitanie, 520 agents. Situation initiale : 350 000 documents numériques non archivés sur répertoires réseau Windows (8 ans d'accumulation sans plan de classement), 12 armoires physiques de documents papier, aucun SAE, aucun tableau de gestion validé par les Archives Départementales. Trois contrôles des Archives Départementales avec réserves en 5 ans (dont une recommandation de mise en conformité dans un délai de 18 mois). Budget DSI : 511 k€.
#Défi
Archiver 350 000 documents numériques existants et les fonds papier prioritaires, déployer une GED collaborative pour les documents actifs et un SAE conforme NF Z42-013 pour l'archivage légal, faire valider le tableau de gestion par les Archives Départementales dans le délai de 18 mois imposé par la recommandation, et assurer la conformité RGPD sur les documents contenant des données personnelles — sans DSI dédié (un seul référent informatique à 50 % du temps).
#Solution déployée
Audit documentaire complet (3 semaines) avec l'archiviste territorial et les responsables de direction. Construction du plan de classement (43 rubriques, 187 sous-rubriques) et du tableau de gestion (durées de conservation par type documentaire). Déploiement Maarch Courrier (GED) + Maarch RM (SAE NF Z42-013) sur OVHcloud. Pipeline de migration automatisée (Python ETL + Tesseract OCR pour le papier numérisé). Formation : 8 sessions de 2 heures par direction. Présentation du tableau de gestion aux Archives Départementales en semaine 14 : validé sans réserve. DPIA conduite avec le DPO sur les documents RH et état civil.
#Résultats obtenus
Résultats à 12 mois : 350 000 documents archivés et indexés, -72 % temps de recherche (22 → 6 min), 100 % de conformité audit Archives Départementales (0 réserve), 3 demandes de communication de documents par le public traitées en moins de 5 jours ouvrés (obligation CRPA) vs 3 à 4 semaines auparavant. Budget final : 179 k€ HT mise en place +à partir de 19 k€ HT/an. La recommandation de mise en conformité en 18 mois a été levée par les Archives Départementales à 14 mois.
#Pourquoi Nehos pour gED collectivité
Nehos Groupe n'est pas un intégrateur généraliste qui adapte une solution standard à votre contexte. On conçoit des architectures sur mesure, calibrées sur vos contraintes métier, réglementaires et techniques. Chaque projet démarre par un audit de faisabilité qui pose les limites avant les promesses — si le ROI ne tient pas, on le dit avant de signer quoi que ce soit.
Notre méthode ROI-First impose un cadrage chiffré dès la phase d'audit : coût actuel documenté, gains projetés avec hypothèses conservatrices, critères de go/no-go factuels. En production, on mesure les résultats réels et on les compare aux projections — transparence totale, y compris quand les chiffres sont en dessous des attentes. Nos expertises connexes : conformité RGPD archives collectivité, dématérialisation marchés publics, intranet collectivité GED intégrée.
Stack technique souverain : hébergement OVHcloud (datacenters France), modèles IA open source (Mistral) quand la performance le permet, code propriétaire intégralement détenu par le client à la livraison. Pas de vendor lock-in, pas de dépendance à un fournisseur cloud américain pour vos données critiques.
#Pour aller plus loin
Cas d'usage connexes :