Intranet collectivité : vos agents territoriaux enfin connectés, vos documents enfin maîtrisés
Dans un EPCI multi-communes, les documents sont éparpillés entre partages réseau, boîtes mail et clés USB, et chacun perd du temps à les retrouver. Un intranet Nehos — hébergeable en France, conçu pour le RGPD, avec GED intégrée — unifie l'information, les workflows et la communication interne.
Nos clients types
Un EPCI regroupant une dizaine à une vingtaine de communes hérite systématiquement d'une situation documentaire fragmentée : chaque commune membres disposait de ses propres partages réseau, de ses répertoires NAS, de ses habitudes de communication interne. Après la fusion ou la montée en compétences, les agents travaillent avec des référentiels de documents épars, des procédures existant en plusieurs versions sans contrôle de version, et une communication interne qui repose encore majoritairement sur des emails de masse ou des affichages papier dans les salles de pause. Les conséquences opérationnelles sont concrètes : les agents passent du temps à rechercher de l'information ou à recréer des documents qu'ils ne retrouvent pas, et ce temps se multiplie avec le nombre d'agents et de sites. Le volet RGPD constitue un second problème structurel. De nombreuses collectivités ont laissé les agents utiliser des outils grand public (Google Drive, Dropbox, WeTransfer) pour partager des documents de travail, y compris des données personnelles de résidents, des pièces de marchés publics ou des informations RH. L'absence de traçabilité des accès, d'audit log sur les consultations et de politique de rétention documentaire expose la collectivité à des risques juridiques significatifs. L'annuaire des agents est un autre angle mort. Dans un EPCI multi-sites, il n'est pas rare qu'aucun répertoire à jour et accessible des agents n'existe. Les nouveaux arrivants mettent plusieurs semaines à identifier leurs interlocuteurs dans les autres directions. Les agents en télétravail (dont le cadre légal pour les fonctionnaires a été précisé par le décret du 5 mai 2020) sont de facto isolés sans outil collaboratif adapté. Enfin, la question de l'archivage légal est souvent traitée de façon artisanale. Les obligations de conservation des documents administratifs (qui vont de quelques années pour les pièces comptables à la conservation définitive pour certains actes) ne sont respectées que de façon partielle, faute d'un système de records management connecté à la GED. Le contrôle des archives par les Archives Départementales peut mettre en évidence des lacunes constitutives d'irrégularités.
L'intranet collectivité Nehos est construit sur Nextcloud Entreprise, déployé chez un hébergeur français (par exemple OVHcloud, région Gravelines, ou un hébergeur qualifié SecNumCloud si votre projet l'exige), avec Active Directory ou LDAP de la collectivité en source d'identité unique (SSO SAML 2.0 ou CAS). Chaque agent s'authentifie avec ses identifiants habituels — aucun compte supplémentaire à gérer. La configuration du SSO est réalisée par les équipes Nehos en coordination avec la DSI. La GED est le cœur du dispositif. Un plan de classement est co-construit lors de la phase de cadrage avec l'archiviste territorial et les responsables de chaque direction. Il couvre les fonds documentaires de toutes les directions métier : urbanisme, finances, RH, marchés publics, affaires scolaires, technique. Chaque document est indexé en full-text à l'ingestion, rendant la recherche instantanée sur le contenu et les métadonnées. Le contrôle de version est automatique : chaque modification génère une nouvelle version horodatée, l'historique complet est consultable et réversible. Les workflows de validation dématérialisés permettent de gérer en ligne des processus jusqu'ici traités par circuit papier : visa de délibérations, validation de courriers officiels, circuit de signature des marchés publics. Un connecteur parapheur électronique (compatible Xelians Parapheur, DocuSign Qualified, Maelis e-Parapheur) est disponible pour les actes nécessitant une signature électronique qualifiée eIDAS. L'annuaire agents est généré automatiquement depuis l'Active Directory ou le LDAP, avec fiche agent enrichie (photo, poste, site de rattachement, compétences, coordonnées directes). Il est interrogeable par nom, direction, site et compétence. Pour les EPCI multi-sites, la cartographie géographique des équipes est intégrée. Le module communication interne comprend un fil d'actualités structuré par thème (RH, sécurité, projets, social), un agenda partagé par direction et inter-directions, un espace de travail collaboratif par projet (équivalent Teams/Sharepoint, hébergé en France). Les notifications sont configurables par agent selon ses préférences (email digest, notification push, sans notification). Conformité RGPD : aucune donnée ne quitte le territoire français. Les droits d'accès sont gérés par rôle et par direction avec audit log complet (qui a consulté quoi, quand). La durée de conservation est paramétrée par type documentaire selon le référentiel de conservation en vigueur (DAJ, Archives de France). Le DPO est associé dès la phase de cadrage, une DPIA est conduite avant go-live, le registre des traitements est mis à jour. Migration documentaire : Nehos assure la migration des fonds existants (partages réseau Windows, NAS Synology/QNAP, anciens intranets), avec dédoublonnage automatique (hash SHA-256 + comparaison sémantique) et rapport de migration détaillé. La migration est menée en parallèle de la configuration.
1 identité
Active Directory ou LDAP en source unique, SSO SAML 2.0 ou CAS
GED intégrée
plan de classement co-construit avec l'archiviste territorial, indexation full-text, contrôle de version
DPIA
analyse d'impact réalisée avec le DPO avant la mise en production
Hébergement en France
chez un hébergeur français, ou qualifié SecNumCloud si le projet l'exige
#Le problème : pourquoi intranet collectivité est un enjeu critique
Un EPCI regroupant une dizaine à une vingtaine de communes hérite systématiquement d'une situation documentaire fragmentée : chaque commune membres disposait de ses propres partages réseau, de ses répertoires NAS, de ses habitudes de communication interne. Après la fusion ou la montée en compétences, les agents travaillent avec des référentiels de documents épars, des procédures existant en plusieurs versions sans contrôle de version, et une communication interne qui repose encore majoritairement sur des emails de masse ou des affichages papier dans les salles de pause.
Les conséquences opérationnelles sont concrètes : les agents passent du temps à rechercher de l'information ou à recréer des documents qu'ils ne retrouvent pas, et ce temps se multiplie avec le nombre d'agents et de sites.
Le volet RGPD constitue un second problème structurel. De nombreuses collectivités ont laissé les agents utiliser des outils grand public (Google Drive, Dropbox, WeTransfer) pour partager des documents de travail, y compris des données personnelles de résidents, des pièces de marchés publics ou des informations RH.
L'absence de traçabilité des accès, d'audit log sur les consultations et de politique de rétention documentaire expose la collectivité à des risques juridiques significatifs.
L'annuaire des agents est un autre angle mort. Dans un EPCI multi-sites, il n'est pas rare qu'aucun répertoire à jour et accessible des agents n'existe. Les nouveaux arrivants mettent plusieurs semaines à identifier leurs interlocuteurs dans les autres directions. Les agents en télétravail (dont le cadre légal pour les fonctionnaires a été précisé par le décret du 5 mai 2020) sont de facto isolés sans outil collaboratif adapté.
Enfin, la question de l'archivage légal est souvent traitée de façon artisanale. Les obligations de conservation des documents administratifs (qui vont de quelques années pour les pièces comptables à la conservation définitive pour certains actes) ne sont respectées que de façon partielle, faute d'un système de records management connecté à la GED. Le contrôle des archives par les Archives Départementales peut mettre en évidence des lacunes constitutives d'irrégularités.
#Notre approche en 4 phases
#Phase 1 : Audit SI et cartographie documentaire (semaines 1-2)
Inventaire des outils collaboratifs existants (partages réseau, Google Drive, Dropbox, Sharepoint), cartographie des flux documentaires par direction, identification des données sensibles (DRH, finances, marchés publics). Entretiens DSI et directeurs de service.
Voir notre expertise : intranet collectivité souverain.
#Phase 2 : Architecture et configuration RGPD (semaines 3-5)
Choix de la stack (Nextcloud Entreprise sur OVHcloud, Active Directory ou LDAP collectivité, SSO via CAS/SAML), configuration des droits d'accès par profil, paramétrage GED avec plan de classement validé par archiviste. DPIA réalisée avec DPO.
Voir notre expertise : hébergement souverain RGPD.
#Phase 3 : Migration documentaire et intégrations métier (semaines 6-9)
Migration des fonds documentaires existants (partages réseau, NAS, anciens intranets), dédoublonnage automatique, indexation full-text, connexion aux outils métier (GLPI, logiciel finances, parapheur électronique).
Voir notre expertise : conformité collectivités.
#Phase 4 : Formation agents et mise en production (semaines 10-12)
Formation par direction (sessions de 2 heures), guide utilisateur adapté aux profils agent territorial, mise en production progressive par site, bascule complète et support après la mise en production.
Voir notre expertise : GED collectivité archivage légal.
#Repères
| Repère | Ce que c'est |
|---|---|
| 1 identité | Active Directory ou LDAP en source unique, SSO SAML 2.0 ou CAS |
| GED intégrée | plan de classement co-construit avec l'archiviste territorial, indexation full-text, contrôle de version |
| DPIA | analyse d'impact réalisée avec le DPO avant la mise en production |
| Hébergement en France | chez un hébergeur français, ou qualifié SecNumCloud si le projet l'exige |
#Exemple de situation
#Contexte
Un EPCI de plusieurs communes réparties sur plusieurs sites, avec des partages réseau vieillissants, aucun outil collaboratif commun, une communication interne par email et affichage papier, aucun annuaire des agents à jour, et des agents qui utilisent des outils grand public pour partager des documents de travail.
#Défi
Unifier les outils documentaires des communes en un intranet hébergé en France, migrer les documents sans perte ni doublon, créer un annuaire des agents à jour, tenir la conformité RGPD, et obtenir une adoption suffisante sans interrompre l'activité des services pendant la migration.
#Approche
Déploiement de Nextcloud Entreprise chez un hébergeur français, SSO connecté à l'Active Directory existant, plan de classement GED co-construit avec l'archiviste territorial, migration automatisée des partages réseau avec dédoublonnage, annuaire généré depuis l'annuaire d'entreprise, DPIA avec le DPO, formation par site et par profil, connecteur GLPI.
#Ce qu'on mesure
Le temps de recherche d'un document avant et après, le nombre de documents migrés et dédoublonnés, le taux d'adoption (agents actifs chaque semaine). On mesure ces points pendant le déploiement, sans résultat promis à l'avance.
#Pourquoi Nehos pour intranet collectivité
Nehos Groupe n'est pas un intégrateur généraliste qui adapte une solution standard à votre contexte. On conçoit des architectures sur mesure, calibrées sur vos contraintes métier, réglementaires et techniques. Chaque projet démarre par un audit de faisabilité qui pose les limites avant les promesses — si le ROI ne tient pas, on le dit avant de signer quoi que ce soit.
Notre méthode ROI-First impose un cadrage chiffré dès la phase d'audit : coût actuel documenté, gains projetés avec hypothèses conservatrices, critères de go/no-go factuels. En production, on mesure les résultats réels et on les compare aux projections — transparence totale, y compris quand les chiffres sont en dessous des attentes.
Nos expertises connexes : conformité collectivités, GED collectivité archivage légal, transformation numérique EPCI.
Côté hébergement, nous pouvons déployer chez un hébergeur français (par exemple OVHcloud, datacenters en France) et recourir à des modèles open source (Mistral) quand la performance le permet. Le choix se fait avec vous, selon vos contraintes de souveraineté.
#Pour aller plus loin
Cas d'usage connexes :
Questions & réponses
Questions fréquentes sur l'intranet collectivité
Un partage réseau (NAS, lecteur mappé Windows) est un espace de stockage sans intelligence : pas de recherche full-text, pas de contrôle de version, pas de droits granulaires par document, aucune traçabilité des accès, et surtout zéro interface collaborative. L'intranet Nehos est une plateforme de travail : GED avec indexation, annuaire agents, actualités internes, agenda partagé, workflows de validation, et tout cela accessible depuis n'importe quel site ou en télétravail via HTTPS sans VPN. Pour les collectivités encore sur partage réseau Windows Server 2012 ou 2016 (fin de support étendu), la migration vers un intranet moderne n'est plus un confort — c'est une nécessité de sécurité.
Oui, c'est la cible de l'architecture. L'intranet Nehos peut être déployé chez un hébergeur français (par exemple OVHcloud, région Gravelines) ou, si votre projet l'exige, chez un hébergeur qualifié SecNumCloud. Les données restent sur le territoire français, sans transfert hors UE. Les droits d'accès sont gérés par rôle avec audit log complet (RGPD compliance as code). Une DPIA est réalisée avant le go-live avec le DPO de la collectivité. Le registre des traitements est mis à jour avec les nouvelles entrées. Voir notre service hébergement souverain RGPD et conformité collectivités.
Oui, c'est inclus dans la prestation de déploiement. Nehos assure la migration des fonds documentaires depuis les sources suivantes : partages réseau Windows (SMB/CIFS), NAS Synology, QNAP, Netgear ReadyNAS, Google Drive (export via Google Takeout + script d'import), Dropbox Business, SharePoint Online. Le processus inclut un dédoublonnage automatique (hash SHA-256 + comparaison sémantique), un rapport de migration détaillé, et une période de coexistence paramétrable (les anciens partages restent accessibles en lecture seule pendant une durée définie avec vous après la mise en production). La durée de migration dépend du volume et de la qualité des données sources.
Les droits d'accès sont modélisés selon l'organigramme de l'EPCI lors de la phase de cadrage : espaces partagés EPCI (accessibles à tous les agents), espaces par commune membres (accessibles uniquement aux agents de chaque commune), espaces par direction thématique (urbanisme, RH, finances — accessibles aux agents habilités quelle que soit la commune). La matrice des droits est co-construite avec le DSI et les directeurs de service, importée depuis l'Active Directory ou saisie dans l'outil d'administration. Toute modification de droits est tracée dans l'audit log. Les agents quittant la collectivité sont désactivés automatiquement à partir de l'AD (déprovisionning automatique).
Oui, c'est conçu pour. L'accès se fait via HTTPS depuis n'importe quel poste ou appareil, sans VPN obligatoire (bien qu'un VPN puisse être requis par la politique de sécurité de la DSI). L'authentification SSO utilise les identifiants AD habituels de l'agent. L'application mobile Nextcloud (iOS et Android) permet l'accès aux documents et la gestion des tâches en mobilité. Le télétravail des fonctionnaires territoriaux est encadré par le décret n°2020-524 du 5 mai 2020 — l'intranet Nehos est compatible avec ce cadre réglementaire, avec journalisation des connexions distantes disponible pour le DSI.
Le coût dépend du nombre d'agents, du nombre de sites, du volume documentaire à migrer et du niveau d'intégration (SSO, parapheur, GLPI). Il est chiffré sur devis, en 48 h après un premier échange, avec la mise en place complète (audit, configuration, migration documentaire, formation, DPIA, mise en production) et la maintenance. Les dotations DSIL et DETR peuvent cofinancer une partie du projet selon les priorités préfectorales. Contactez-nous pour un chiffrage sur votre contexte.