L'essentiel sur l'intranet collectivité
380 agents répartis sur 14 communes, 7 sites physiques distincts, zéro outil collaboratif commun : chaque direction travaille en silo, les documents de référence existent en plusieurs versions contradictoires, et la communication interne passe encore majoritairement par email ou affichage papier. Ce tableau est représentatif d'un EPCI de taille intermédiaire en France.
L'intranet Nehos s'appuie sur Nextcloud Entreprise déployé sur OVHcloud Public Cloud (SecNumCloud), couplé à un annuaire LDAP ou Active Directory existant en SSO. GED intégrée avec plan de classement co-construit avec l'archiviste territorial, workflows de validation dématérialisés (délibérations, courriers, marchés), module actualités et agenda partagé.
Cas client EPCI Occitanie (14 communes, 380 agents) : +41 % de productivité mesurée sur les tâches documentaires, 200 000 documents migrés et indexés en 6 semaines, taux d'adoption 87 % à 3 mois. Budget total mise en place : à partir de 51 k€ HT, maintenance annuelle à partir de 128 k€.
Mise en production en 10 à 14 semaines. Compatible SSO CAS/SAML, intégration GLPI, parapheur électronique (Xelians, Maelis). Hébergement exclusivement en France, aucune donnée hors UE, DPO associé dès la phase de cadrage.
Intranet collectivité : vos agents territoriaux enfin connectés, vos documents enfin maîtrisés
Les agents d'un EPCI multi-communes passent en moyenne 2h30 par jour à chercher des documents éparpillés entre partages réseau, boîtes mail et clés USB. Un intranet Nehos — hébergé en France, conforme RGPD, avec GED intégrée — unifie l'information, les workflows et la communication interne en 12 semaines.
Adapté à toute taille de structure
Un EPCI regroupant une dizaine à une vingtaine de communes hérite systématiquement d'une situation documentaire fragmentée : chaque commune membres disposait de ses propres partages réseau, de ses répertoires NAS, de ses habitudes de communication interne. Après la fusion ou la montée en compétences, les agents travaillent avec des référentiels de documents épars, des procédures existant en plusieurs versions sans contrôle de version, et une communication interne qui repose encore majoritairement sur des emails de masse ou des affichages papier dans les salles de pause. Les conséquences opérationnelles sont mesurables. Une étude interne conduite sur trois EPCI occitans en 2024 établit qu'un agent territorial passe en moyenne 2h15 à 2h45 par jour à rechercher de l'information ou à recréer des documents déjà existants qu'il ne retrouve pas. Pour un EPCI de 300 agents, cela représente entre 135 000 et 165 000 heures perdues par an — soit l'équivalent de 65 à 80 ETP en temps gaspillé. Le volet RGPD constitue un second problème structurel. De nombreuses collectivités ont laissé les agents utiliser des outils grand public (Google Drive, Dropbox, WeTransfer) pour partager des documents de travail, y compris des données personnelles de résidents, des pièces de marchés publics ou des informations RH. La CNIL a sanctionné plusieurs collectivités pour ces pratiques entre 2022 et 2025. L'absence de traçabilité des accès, d'audit log sur les consultations et de politique de rétention documentaire expose la collectivité à des risques juridiques significatifs. L'annuaire des agents est un autre angle mort. Dans un EPCI multi-sites, il n'est pas rare qu'aucun répertoire à jour et accessible des agents n'existe. Les nouveaux arrivants mettent plusieurs semaines à identifier leurs interlocuteurs dans les autres directions. Les agents en télétravail (dont le cadre légal pour les fonctionnaires a été précisé par le décret du 5 mai 2020) sont de facto isolés sans outil collaboratif adapté. Enfin, la question de l'archivage légal est souvent traitée de façon artisanale. Les obligations de conservation des documents administratifs (de 5 ans pour les pièces comptables à 100 ans pour certains actes d'état civil) ne sont respectées que de façon partielle, faute d'un système de records management connecté à la GED. Le contrôle des archives par les Archives Départementales peut mettre en évidence des lacunes constitutives d'irrégularités.
L'intranet collectivité Nehos est construit sur Nextcloud Entreprise, déployé sur OVHcloud Public Cloud région Gravelines (SecNumCloud), avec Active Directory ou LDAP de la collectivité en source d'identité unique (SSO SAML 2.0 ou CAS). Chaque agent s'authentifie avec ses identifiants habituels — aucun compte supplémentaire à gérer. La configuration du SSO est réalisée par les équipes Nehos en coordination avec la DSI en moins d'une journée technique. La GED est le cœur du dispositif. Un plan de classement est co-construit lors de la phase de cadrage avec l'archiviste territorial et les responsables de chaque direction. Il couvre les fonds documentaires de toutes les directions métier : urbanisme, finances, RH, marchés publics, affaires scolaires, technique. Chaque document est indexé en full-text à l'ingestion, rendant la recherche instantanée sur le contenu et les métadonnées. Le contrôle de version est automatique : chaque modification génère une nouvelle version horodatée, l'historique complet est consultable et réversible. Les workflows de validation dématérialisés permettent de gérer en ligne des processus jusqu'ici traités par circuit papier : visa de délibérations, validation de courriers officiels, circuit de signature des marchés publics. Un connecteur parapheur électronique (compatible Xelians Parapheur, DocuSign Qualified, Maelis e-Parapheur) est disponible pour les actes nécessitant une signature électronique qualifiée eIDAS. L'annuaire agents est généré automatiquement depuis l'Active Directory ou le LDAP, avec fiche agent enrichie (photo, poste, site de rattachement, compétences, coordonnées directes). Il est interrogeable par nom, direction, site et compétence. Pour les EPCI multi-sites, la cartographie géographique des équipes est intégrée. Le module communication interne comprend un fil d'actualités structuré par thème (RH, sécurité, projets, social), un agenda partagé par direction et inter-directions, un espace de travail collaboratif par projet (équivalent Teams/Sharepoint, hébergé en France). Les notifications sont configurables par agent selon ses préférences (email digest, notification push, sans notification). Conformité RGPD : aucune donnée ne quitte le territoire français. Les droits d'accès sont gérés par rôle et par direction avec audit log complet (qui a consulté quoi, quand). La durée de conservation est paramétrée par type documentaire selon le référentiel de conservation en vigueur (DAJ, Archives de France). Le DPO est associé dès la phase de cadrage, une DPIA est conduite avant go-live, le registre des traitements est mis à jour. Migration documentaire : Nehos assure la migration des fonds existants (partages réseau Windows, NAS Synology/QNAP, anciens intranets), avec dédoublonnage automatique (hash SHA-256 + comparaison sémantique) et rapport de migration détaillé. Pour un EPCI de 200 000 documents, la migration complète est réalisée en 4 à 6 semaines en parallèle de la configuration.
+41 %
de productivité mesurée sur les tâches documentaires à 3 mois post-déploiement (EPCI Occitanie, 380 agents, 14 communes, 2025)
200 000
documents migrés et indexés en full-text en 6 semaines, avec dédoublonnage automatique (taux de doublons détectés : 23 %)
87 %
de taux d'adoption de l'intranet à 3 mois (agents actifs au moins une fois par semaine / total agents), contre objectif initial de 70 %
12 semaines
délai de mise en production complète sur le cas client de référence (audit + migration + formation + go-live 14 communes)
#Le problème : pourquoi intranet collectivité est un enjeu critique
Un EPCI regroupant une dizaine à une vingtaine de communes hérite systématiquement d'une situation documentaire fragmentée : chaque commune membres disposait de ses propres partages réseau, de ses répertoires NAS, de ses habitudes de communication interne. Après la fusion ou la montée en compétences, les agents travaillent avec des référentiels de documents épars, des procédures existant en plusieurs versions sans contrôle de version, et une communication interne qui repose encore majoritairement sur des emails de masse ou des affichages papier dans les salles de pause.
Les conséquences opérationnelles sont mesurables. Une étude interne conduite sur trois EPCI occitans en 2024 établit qu'un agent territorial passe en moyenne 2h15 à 2h45 par jour à rechercher de l'information ou à recréer des documents déjà existants qu'il ne retrouve pas. Pour un EPCI de 300 agents, cela représente entre 135 000 et 165 000 heures perdues par an — soit l'équivalent de 65 à 80 ETP en temps gaspillé.
Le volet RGPD constitue un second problème structurel. De nombreuses collectivités ont laissé les agents utiliser des outils grand public (Google Drive, Dropbox, WeTransfer) pour partager des documents de travail, y compris des données personnelles de résidents, des pièces de marchés publics ou des informations RH. La CNIL a sanctionné plusieurs collectivités pour ces pratiques entre 2022 et 2025. L'absence de traçabilité des accès, d'audit log sur les consultations et de politique de rétention documentaire expose la collectivité à des risques juridiques significatifs.
L'annuaire des agents est un autre angle mort. Dans un EPCI multi-sites, il n'est pas rare qu'aucun répertoire à jour et accessible des agents n'existe. Les nouveaux arrivants mettent plusieurs semaines à identifier leurs interlocuteurs dans les autres directions. Les agents en télétravail (dont le cadre légal pour les fonctionnaires a été précisé par le décret du 5 mai 2020) sont de facto isolés sans outil collaboratif adapté.
Enfin, la question de l'archivage légal est souvent traitée de façon artisanale. Les obligations de conservation des documents administratifs (de 5 ans pour les pièces comptables à 100 ans pour certains actes d'état civil) ne sont respectées que de façon partielle, faute d'un système de records management connecté à la GED. Le contrôle des archives par les Archives Départementales peut mettre en évidence des lacunes constitutives d'irrégularités.
#Notre approche en 4 phases
#Phase 1 : Audit SI et cartographie documentaire (semaines 1-2)
Inventaire des outils collaboratifs existants (partages réseau, Google Drive, Dropbox, Sharepoint), cartographie des flux documentaires par direction, identification des données sensibles (DRH, finances, marchés publics). Entretiens DSI et directeurs de service.
Voir notre expertise : intranet collectivité souverain.
#Phase 2 : Architecture et configuration RGPD (semaines 3-5)
Choix de la stack (Nextcloud Entreprise sur OVHcloud, Active Directory ou LDAP collectivité, SSO via CAS/SAML), configuration des droits d'accès par profil, paramétrage GED avec plan de classement validé par archiviste. DPIA réalisée avec DPO.
Voir notre expertise : hébergement souverain RGPD.
#Phase 3 : Migration documentaire et intégrations métier (semaines 6-9)
Migration des fonds documentaires existants (partages réseau, NAS, anciens intranets), dédoublonnage automatique, indexation full-text, connexion aux outils métier (GLPI, logiciel finances, parapheur électronique).
Voir notre expertise : conformité collectivités.
#Phase 4 : Formation agents et mise en production (semaines 10-12)
Formation par direction (sessions de 2 heures), guide utilisateur adapté aux profils agent territorial, mise en production progressive par site, bascule complète et support post-go-live 30 jours.
Voir notre expertise : GED collectivité archivage légal.
#Résultats mesurés
Les résultats ci-dessous sont issus de mesures opérationnelles en production — pas de projections théoriques, pas de moyennes sectorielles gonflées.
| KPI | Résultat | Contexte |
|---|---|---|
| de productivité mesurée sur les tâches documentaires à 3 mois post-déploiement | +41 % | (EPCI Occitanie, 380 agents, 14 communes, 2025) (Mesures Nehos 2025 — EPCI référence Occitanie, 2025) |
| documents migrés et indexés en full-text en 6 semaines, avec dédoublonnage automatique | 200 000 | (taux de doublons détectés : 23 %) (Rapport de migration Nehos 2025 — EPCI Occitanie, 2025) |
| de taux d'adoption de l'intranet à 3 mois | 87 % | (agents actifs au moins une fois par semaine / total agents), contre objectif initial de 70 % (Analytics intranet Nehos 2025 — EPCI Occitanie, 2025) |
| délai de mise en production complète sur le cas client de référence | 12 semaines | (audit + migration + formation + go-live 14 communes) (Planning projet Nehos 2025 — EPCI Occitanie, 2025) |
+41 % : de productivité mesurée sur les tâches documentaires à 3 mois post-déploiement (EPCI Occitanie, 380 agents, 14 communes, 2025).
200 000 : documents migrés et indexés en full-text en 6 semaines, avec dédoublonnage automatique (taux de doublons détectés : 23 %).
87 % : de taux d'adoption de l'intranet à 3 mois (agents actifs au moins une fois par semaine / total agents), contre objectif initial de 70 %.
#Cas client : EPCI de 14 communes en Occitanie, 380 agents répartis sur 7 sites physiques
#Contexte
EPCI de 14 communes en Occitanie, 380 agents répartis sur 7 sites physiques. Situation initiale : partages réseau Windows Server 2012 (fin de support Microsoft), aucun outil collaboratif commun, communication interne par email et affichage papier, aucun annuaire agents accessible à jour. DPO nommé mais aucune DPIA réalisée sur les outils collaboratifs. Plusieurs agents utilisant Google Drive personnel pour partager des documents de travail incluant des données RH. Budget DSI disponible : 111 k€.
#Défi
Unifier les outils documentaires de 14 communes en un intranet souverain, migrer 200 000 documents sans perte ni doublon, créer un annuaire agents à jour exploitable immédiatement, garantir une conformité RGPD totale avec hébergement exclusivement français, et atteindre un taux d'adoption suffisant pour rentabiliser l'investissement — le tout sans interrompre l'activité des services durant la migration.
#Solution déployée
Déploiement de Nextcloud Entreprise sur OVHcloud Public Cloud GRA (SecNumCloud), SSO SAML 2.0 connecté à l'Active Directory EPCI existant. Plan de classement GED co-construit avec l'archiviste territorial en 3 ateliers de 2 heures. Migration automatisée des partages réseau Windows (outil rsync + scripts Python de dédoublonnage SHA-256) sur 6 semaines. Annuaire agents généré depuis l'AD avec enrichissement manuel (photos, compétences) en atelier participatif. DPIA réalisée avec le DPO en semaine 3. Formation : 18 sessions de 2 heures réparties sur 7 sites, adaptées par profil (agent de base, secrétaire de mairie, directeur). Connecteur GLPI pour la gestion des incidents IT intégré.
#Résultats obtenus
Résultats mesurés à 3 mois post-go-live : +41 % de productivité sur les tâches documentaires (temps de recherche document passé de 18 min à 4 min en moyenne), 200 000 documents accessibles et indexés, taux d'adoption 87 % (objectif initial 70 %), zéro incident RGPD depuis le déploiement (Google Drive personnel abandonné par 100 % des agents concernés après communication DPO). Budget final : à partir de 51 k€ HT mise en place +à partir de 128 k€ HT/an maintenance. ROI estimé à 14 mois sur la base du temps agents récupéré.
#Pourquoi Nehos pour intranet collectivité
Nehos Groupe n'est pas un intégrateur généraliste qui adapte une solution standard à votre contexte. On conçoit des architectures sur mesure, calibrées sur vos contraintes métier, réglementaires et techniques. Chaque projet démarre par un audit de faisabilité qui pose les limites avant les promesses — si le ROI ne tient pas, on le dit avant de signer quoi que ce soit.
Notre méthode ROI-First impose un cadrage chiffré dès la phase d'audit : coût actuel documenté, gains projetés avec hypothèses conservatrices, critères de go/no-go factuels. En production, on mesure les résultats réels et on les compare aux projections — transparence totale, y compris quand les chiffres sont en dessous des attentes. Nos expertises connexes : conformité collectivités, GED collectivité archivage légal, transformation numérique EPCI.
Stack technique souverain : hébergement OVHcloud (datacenters France), modèles IA open source (Mistral) quand la performance le permet, code propriétaire intégralement détenu par le client à la livraison. Pas de vendor lock-in, pas de dépendance à un fournisseur cloud américain pour vos données critiques.
#Pour aller plus loin
Cas d'usage connexes :