Logiciel hôtel : gardez votre PMS, ajoutez ce qui manque autour pour vendre en direct

#PMS, channel manager, moteur de réservation : ne pas tout confondre

Quand un hôtelier tape « logiciel hôtel », il cherche en réalité jusqu'à trois outils qu'il faut distinguer.

Le PMS (property management system) est le logiciel de la réception et des étages : il gère les chambres, les arrivées, les départs et la facturation. C'est le cœur de l'hôtel au quotidien.

Le channel manager synchronise les disponibilités et les prix avec les agences en ligne. Quand une chambre se vend sur l'une, elle se ferme sur les autres, sans que personne n'ait à le faire à la main.

Le moteur de réservation est le module du site de l'hôtel qui permet de réserver et de payer en direct, sans passer par une agence en ligne.

Un même éditeur propose parfois les trois, mais ce sont trois fonctions distinctes. Le sur mesure ne concerne presque jamais la première. Notre façon de travailler, tous métiers confondus, est détaillée sur la page logiciel métier sur mesure.

#Notre position sur le PMS : nous ne le réécrivons pas

Si vous êtes un hôtel indépendant, la réponse la plus simple de cette page est aussi la plus utile : prenez un PMS et un channel manager du marché. Ils portent des années de règles qui paraissent minuscules et qui ne le sont pas. La facturation avec ses extras, la taxe de séjour à collecter et à reverser, la fiche individuelle de police à faire remplir par les clients étrangers, le petit-déjeuner, les changements de chambre : chacune de ces règles a ses cas particuliers.

Réécrire cela pour un seul établissement serait long, coûteux, et vous laisserait avec une maintenance sur les bras. Nous ne vous le proposerons pas.

Même logique pour le channel manager : celui du marché est branché aux agences en ligne par ses éditeurs, et ce travail de branchement ne se refait pas à l'échelle d'un hôtel. Quant au revenue management, c'est-à-dire l'ajustement des prix selon la demande, c'est un métier à part, que les outils du marché prennent en charge. Ce n'est pas ce que nous vous proposerons de construire.

#La réservation directe : le sujet qui sort du PMS

Les agences en ligne apportent des clients et prélèvent une commission. L'hôtel a de son côté un avantage prévu par la loi : depuis la loi Macron de 2015, il peut proposer sur son propre site un prix inférieur à celui des agences en ligne. Mais ce droit ne sert à rien si le site réserve mal.

Pour que la réservation directe fonctionne, trois choses doivent tenir ensemble. Un moteur de réservation simple, qui affiche les disponibilités réelles, donc relié au PMS ou au channel manager. Un paiement sécurisé. Et une raison de revenir, c'est-à-dire une fidélité qui appartient à l'hôtel plutôt qu'à l'agence en ligne : un tarif réservé à ceux qui réservent en direct, un avantage au deuxième séjour. Cela suppose un fichier clients que l'hôtel maîtrise.

Beaucoup de PMS et de channel managers proposent déjà un moteur de réservation. Si le vôtre le fait et que vous en êtes satisfait, gardez-le. La question se pose quand il est rigide, peu agréable sur mobile, ou quand vous voulez vendre autre chose qu'une nuit.

#Où l'on bricole autour du PMS

Vendre autre chose qu'une chambre. Un séjour qui combine la chambre, un dîner et une activité (une visite, une sortie, un accès à un équipement de loisirs) ne rentre pas toujours dans la grille d'un moteur de réservation standard. On finit par le vendre par téléphone, avec un devis envoyé à la main.

Les chiffres de plusieurs établissements. Un petit groupe, une résidence de tourisme, des gîtes et des chambres d'hôtes regroupés sous une même marque : chaque établissement a son calendrier et souvent son PMS. Pour voir l'ensemble, on exporte tout dans un tableur.

PMS, comptabilité, CRM. Quand ces trois outils ne partagent pas leurs données, la facturation est ressaisie dans la comptabilité, et le client qui a séjourné trois fois reste un inconnu pour le service commercial. Chaque outil a sa propre version des faits.

Le personnel. Le ménage, la maintenance, le petit-déjeuner et les extras se suivent parfois sur papier ou par messages. Une petite application mobile pour l'équipe de ménage et l'équipe technique, reliée à l'état des chambres quand le PMS le permet, est un projet modeste.

#PMS, site, comptabilité, personnel : où intervenir, où s'abstenir

Constat	Où intervenir
Un hôtel, un PMS et un channel manager qui fonctionnent	Rien à développer
Le site réserve mal, ou vend peu en direct	Un moteur de réservation relié au PMS, ou un parcours de réservation refait
Ressaisie entre PMS, comptabilité et CRM	Intégration et automatisation
Un petit groupe qui veut voir tous ses établissements	Un tableau de bord multi-établissements
Des séjours combinés avec des activités	Un module de vente combinée, à côté du PMS
Ménage et maintenance suivis sur papier	Une petite application pour le personnel

#Relier, ajouter à côté, construire : trois voies

Relier. Vous gardez le PMS, le channel manager et la comptabilité. Nous connectons ce qui doit l'être, par les API quand elles existent, ou par des exports automatisés. C'est la voie qui coûte le moins et celle qui revient le plus souvent.

Ajouter à côté. Un module qui lit les disponibilités du PMS et vend des séjours combinés, un fichier de fidélité propre à l'hôtel, un tableau de bord pour un petit groupe, l'application du personnel. Le PMS reste la référence pour les chambres ; le module fait ce qu'il ne fait pas.

Nous avons décrit le scénario type d'un site d'hôtel indépendant, et un exemple de projet d'agent IA de conciergerie pour hôtel. Ce sont des exemples de projet, pas des références clients.

Construire l'outil complet. Pour un hôtel indépendant, nous ne le recommandons pas. Cela n'a de sens que pour un ensemble d'hébergements atypique, dont les règles ne rentrent dans aucun PMS. C'est rare, et ce serait un chantier à part.

#Réservation, paiement, disponibilité : ce que nous avons construit à côté de l'hôtellerie

Nous n'avons pas de client hôtelier à citer, et il n'y a aucune raison de le cacher. Les preuves que nous avons sont voisines : la réservation en ligne dans les loisirs pose le même problème technique qu'une chambre d'hôtel. Un stock limité (un créneau, une chambre), une disponibilité qui change en temps réel, un paiement à sécuriser.

PlayPro est un logiciel de gestion pour les établissements de loisirs : réservation en ligne, caisse, CRM, marketing, planning RH, comptabilité, paiements, multi-sites, avec un agent IA de réservation. Il couvre quinze secteurs (padel, bowling, laser game, karting, escape game, réalité virtuelle et d'autres).

Le site annonce plus de 650 établissements clients en Europe, 4,9/5 sur Google, 0 % de commission, 24 heures pour démarrer et aucun engagement. Nehos Groupe est associé de Toog France, qui détient PlayPro ; l'équipe technique du groupe développe et maintient le produit.

Toog est une application qui propose des créneaux de dernière minute à prix réduit dans des établissements de loisirs. Notre studio a développé l'intégralité du SaaS de réservation qui la fait fonctionner. Si une activité de groupe n'atteint pas assez de participants, tout le monde est remboursé. L'application iOS est notée 4,2/5 sur 68 avis. Nehos Groupe est associé de Toog France, qui édite l'application.

Ces deux produits ne sont pas des logiciels d'hôtellerie. Ils prouvent que nous savons faire tenir une réservation en ligne, ses paiements et ses disponibilités en temps réel. Ils ne prouvent pas que nous connaissons la réception d'un hôtel : c'est pourquoi le premier échange sert d'abord à écouter la vôtre.

#Combien coûtent une intégration, un module de vente directe ou un tableau de bord ?

Voici à quoi s'attendre, hors taxes et en bas de fourchette :

• relier le PMS à la comptabilité ou à un CRM se compte souvent en jours, pas en mois : le développement en régie démarre à partir de 275 € HT par jour ;
• un premier logiciel ou module sur mesure, comme un module de vente combinée (de trois à cinq modules, une intégration), démarre à partir de 15 000 € HT, pour deux à trois mois de travail ;
• un projet plus large (cinq à dix modules, deux ou trois intégrations, gestion des droits) démarre à partir de 30 000 € HT ;
• la maintenance démarre à partir de 750 € par mois.

Ces montants sont indicatifs ; le devis vient après un premier échange, quand nous savons quels logiciels vous utilisez. Pour comparer, la page coût du développement web donne la grille complète.

#Par où nous commençons avec un hôtel : la question du PMS

On commence par un premier échange : quel PMS, quel channel manager, quelle comptabilité, et à quels endroits vous ressaisissez la même information. La première vérification est technique : votre PMS accepte-t-il d'être branché ? Sinon, la première conversation à avoir est avec son éditeur, pas avec nous.

Vient ensuite un cadrage court, puis un premier module utile en production, le plus petit possible. La maintenance suit, parce que les PMS et les agences en ligne évoluent.

#Quand vous n'avez pas besoin de nous : un hôtel, un PMS qui marche

Si vous avez un seul hôtel et un PMS correct, ne nous appelez pas : vous n'avez rien à construire. Si vous voulez remplacer votre PMS, ce n'est pas notre métier, et nous vous renverrons vers les éditeurs. Si votre souci est le poids des commissions, regardez d'abord la visibilité et le prix de votre site avant de financer un développement. Et si vous cherchez un outil de revenue management, ce sont les spécialistes du secteur qu'il faut interroger.