Conseil municipal digital : dématérialiser les convocations, les délibérations et les séances
Convocations électroniques légales (L2121-10 CGCT), dossier numérique de l'élu sur tablette, vote en séance, délibérations générées automatiquement, transmission à la préfecture via @CTES/FAST et publication open data. Moins d'impression et moins de temps de préparation pour le secrétariat.
Nos clients types
Chaque séance de conseil municipal représente pour le secrétariat de mairie une semaine de travail administratif intense, souvent invisible et peu automatisé. La contrainte légale des 5 jours impose un planning rigide : l'article L2121-10 du CGCT exige que les convocations soient adressées aux élus au moins 5 jours francs avant la séance. En mode papier, cela signifie que l'ordre du jour et les rapports doivent être finalisés 6 à 7 jours avant le conseil pour tenir compte des délais postaux — ce qui laisse peu de marge en cas de modification de dernière minute (projet de délibération corrigé, document budgétaire actualisé). Toute modification impose une redistribution complète ou un envoi en urgence aux élus. La crise COVID-19 a révélé crûment une autre limite : l'organisation de séances hybrides avec certains élus à distance est techniquement et légalement complexe sans outil dédié. Les communes ont bricolé des solutions Zoom ou Teams non intégrées au processus officiel, sans traçabilité des votes, sans gestion du quorum à distance, sans enregistrement conforme. Pour certains conseils, des délibérations ont été contestées pour vice de procédure lié aux conditions de vote en séance hybride. La publication des délibérations reste majoritairement une obligation d'affichage physique : article L2121-24 du CGCT impose l'affichage en mairie dans les 8 jours suivant la séance. En pratique, les délibérations sont souvent accessibles sur le site web communal avec 10 à 15 jours de retard, après ressaisie manuelle ou ré-export PDF, et elles ne sont que rarement publiées en open data structuré (format SCDL Délibérations recommandé par Etalab). L'archivage reste une contrainte technique sous-estimée : le registre des délibérations est un registre relié officiel, tenu par le secrétariat, dont la conservation est obligatoire à titre définitif selon les instructions de tri et de conservation des Archives de France (circulaire AD 93-1). La migration vers l'archivage numérique conforme (SAE — Système d'Archivage Électronique — homologué NF Z42-013 / ISO 14641) n'est pas encore généralisée, et beaucoup de communes maintiennent une double tenue papier + numérique qui multiplie la charge de travail sans en réduire la complexité. Enfin, l'accès à l'historique pour les élus eux-mêmes est peu ergonomique : retrouver une délibération de 2019, vérifier un vote précédent ou consulter un rapport annexe nécessite souvent de déranger le secrétariat ou de fouiller des classeurs physiques. Les nouveaux élus, notamment après les municipales, déplorent l'absence d'un portail centralisé pour accéder aux délibérations historiques, aux procès-verbaux et aux documents de travail de la mandature précédente.
Le logiciel conseil municipal Nehos couvre l'intégralité du cycle de vie d'une séance, de la préparation de l'ordre du jour à l'archivage numérique définitif, en s'appuyant sur les textes réglementaires applicables aux collectivités territoriales. Préparation collaborative de l'ordre du jour. Le secrétariat constitue le dossier de séance directement dans la plateforme : saisie ou import des rapports, affectation des délibérations à l'ordre du jour, ajout des pièces annexes (plans, budgets, conventions). Le maire peut modifier l'ordre du jour jusqu'à la veille de la convocation. L'outil gère les modifications de dernière minute sans réimpression : une notification push est envoyée à tous les élus dès qu'un document est actualisé. Convocations électroniques à valeur légale (L2121-10 CGCT). La convocation générée par la plateforme est signée électroniquement avec un certificat qualifié (PADES eIDAS niveau 2), horodatée et envoyée avec accusé de réception électronique à chaque élu ayant donné son accord préalable. Le registre des envois et des accusés de réception est archivé automatiquement. Pour les élus n'ayant pas opté pour la voie électronique, la plateforme génère les courriers papier en impression à la demande. La conformité CGCT est assurée : délai de 5 jours francs calculé automatiquement, ordre du jour joint à la convocation, mention des affaires inscrites à l'initiative des élus. Dossier numérique élu sur tablette et smartphone. Chaque élu accède à son espace personnel via une application mobile (iOS / Android) ou un navigateur web. Le dossier complet de séance — ordre du jour, rapports, délibérations, plans, budgets — est accessible hors connexion (synchronisation automatique avant la séance). Les annotations personnelles sont possibles sur chaque document. Le portail élu donne également accès à l'ensemble des délibérations et procès-verbaux depuis le début de la mandature, aux convocations passées et au calendrier des prochaines séances. Vote électronique en séance (main levée et scrutin secret). La conduite de séance intègre un module de vote : main levée avec comptabilisation automatique des voix (pour / contre / abstention), scrutin secret avec chiffrement des bulletins (norme de vote électronique, référentiel CNIL vote électronique délibérations). Le quorum est calculé en temps réel, y compris pour les élus à distance en séance hybride. Les pouvoirs de vote sont gérés selon l'article L2121-20 du CGCT (un élu ne peut détenir qu'un seul pouvoir). Le résultat de chaque vote est enregistré dans le procès-verbal avec horodatage. Retransmission intégrée pour les séances hybrides (YouTube, Zoom, Teams). La plateforme intègre les flux de retransmission publique (YouTube Live pour les séances ouvertes au public) et les outils de visioconférence pour les élus à distance (Zoom, Teams, Whereby). La présence à distance est tracée, le vote à distance est sécurisé et le quorum est calculé en intégrant les élus connectés. Les délibérations adoptées en séance hybride ont la même valeur juridique que celles votées en présentiel depuis l'ordonnance du 17 juin 2020 et ses prolongements législatifs. Compte-rendu et délibérations générés automatiquement. À l'issue de la séance, la plateforme génère automatiquement le compte-rendu et les délibérations selon les modèles officiels conformes aux instructions de la DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales). Les mentions obligatoires sont pré-remplies : nombre de membres en exercice, présents, votants, résultats du vote par délibération. La secrétaire de mairie valide, corrige si besoin, puis soumet au maire pour signature électronique. Le circuit de relecture et de validation est tracé. Signature électronique du maire et des délibérations officielles. Le maire signe les délibérations et le procès-verbal avec sa signature électronique qualifiée (certificat RGS** ou eIDAS). La signature est opposable juridiquement. Aucune impression n'est nécessaire pour la validité des actes. Le cachet électronique de la commune peut être apposé automatiquement sur chaque délibération. Transmission préfecture automatisée (@CTES / FAST). Les actes soumis au contrôle de légalité (délibérations, arrêtés, contrats) sont télétransmis automatiquement à la préfecture via le dispositif @CTES (Actes de Contrôle de légaLiTé Électronique et Simplifiée) ou FAST selon le département. L'accusé de réception préfectoral est archivé automatiquement. Le registre de transmission est consultable en temps réel par le secrétariat et le maire. Le délai légal de 15 jours post-séance pour le contrôle de légalité est respecté sans action manuelle. Publication open data des délibérations. Les délibérations adoptées sont publiées automatiquement au format SCDL (Standard des Données des Collectivités Locales) recommandé par Etalab sur le portail open data de la commune (data.gouv.fr ou portail métropolitain). La publication intervient dans les minutes suivant la clôture de la séance, sans ressaisie. La commune satisfait ainsi à ses obligations de transparence et contribue à l'open data public territorial. Archivage numérique conforme (SAE archives publiques). Les délibérations, procès-verbaux et dossiers de séance sont versés automatiquement dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) homologué NF Z42-013 / ISO 14641, conforme aux instructions de tri et de conservation des Archives nationales (circulaire AD 93-1 révisée). La conservation à titre définitif des délibérations est assurée avec garantie d'intégrité (empreintes cryptographiques), sans maintenance du registre relié papier. L'accès aux archives numériques est possible depuis le portail élu et le back-office secrétariat.
Impression
Volume de pages imprimées par conseil, relevé avant puis après le passage au numérique
Préparation
Temps de préparation du secrétariat par séance, mesuré avant le projet
Conformité CGCT
Délais de convocation et mentions obligatoires vérifiés pour chaque séance
#Le problème : pourquoi conseil municipal digital est un enjeu critique
Chaque séance de conseil municipal représente pour le secrétariat de mairie une semaine de travail administratif intense, souvent invisible et peu automatisé.
La contrainte légale des 5 jours impose un planning rigide : l'article L2121-10 du CGCT exige que les convocations soient adressées aux élus au moins 5 jours francs avant la séance. En mode papier, cela signifie que l'ordre du jour et les rapports doivent être finalisés 6 à 7 jours avant le conseil pour tenir compte des délais postaux — ce qui laisse peu de marge en cas de modification de dernière minute (projet de délibération corrigé, document budgétaire actualisé). Toute modification impose une redistribution complète ou un envoi en urgence aux élus.
La crise COVID-19 a révélé crûment une autre limite : l'organisation de séances hybrides avec certains élus à distance est techniquement et légalement complexe sans outil dédié. Les communes ont bricolé des solutions Zoom ou Teams non intégrées au processus officiel, sans traçabilité des votes, sans gestion du quorum à distance, sans enregistrement conforme.
Pour certains conseils, des délibérations ont été contestées pour vice de procédure lié aux conditions de vote en séance hybride.
La publication des délibérations reste majoritairement une obligation d'affichage physique : article L2121-24 du CGCT impose l'affichage en mairie dans les 8 jours suivant la séance. En pratique, les délibérations sont souvent accessibles sur le site web communal avec 10 à 15 jours de retard, après ressaisie manuelle ou ré-export PDF, et elles ne sont que rarement publiées en open data structuré (format SCDL Délibérations recommandé par Etalab).
L'archivage reste une contrainte technique sous-estimée : le registre des délibérations est un registre relié officiel, tenu par le secrétariat, dont la conservation est obligatoire à titre définitif selon les instructions de tri et de conservation des Archives de France (circulaire AD 93-1).
La migration vers l'archivage numérique conforme (SAE — Système d'Archivage Électronique — homologué NF Z42-013 / ISO 14641) n'est pas encore généralisée, et beaucoup de communes maintiennent une double tenue papier + numérique qui multiplie la charge de travail sans en réduire la complexité.
#Notre approche en 5 phases
#Phase 1 : Audit du processus actuel (semaine 1-2)
Cartographier le flux existant : nombre de conseillers, volume de documents par conseil, délais de convocation, logiciel de traitement de texte utilisé, process de transmission préfecture, système d'archivage en place.
Voir notre expertise : portail citoyen services en ligne.
#Phase 2 : Paramétrage et déploiement de la plateforme (semaine 2-4)
Configuration du logiciel conseil municipal Nehos : liste des élus, droits d'accès, modèles de délibérations officiels, activation signature électronique qualifiée (PADES eIDAS), connexion @CTES/FAST préfecture.
Voir notre expertise : dématérialisation des démarches en ligne conformes RGPD.
#Phase 3 : Formation secrétariat et élus (semaine 4-5)
Session de formation dédiée au secrétariat (demi-journée), session élus en mairie avec prise en main tablette/smartphone (2 heures). Formation adaptée aux élus seniors non-numériques avec accompagnement individuel si nécessaire.
Voir notre expertise : documentation DGCL sur la dématérialisation des actes locaux.
#Phase 4 : Premier conseil municipal dématérialisé (semaine 5-6)
Envoi des premières convocations électroniques signées, dossier numérique accessible sur chaque appareil, conduite de séance avec vote électronique, génération automatique du compte-rendu, signature électronique du maire.
Voir notre expertise : guide RGPD collectivités.
#Phase 5 : Publication open data et transmission préfecture
Publication automatique des délibérations sur le portail open data de la commune, télétransmission immédiate des actes à la préfecture via @CTES/FAST, archivage numérique dans le SAE conforme Code du Patrimoine.
#Exemple de situation
Ce qui suit est un exemple de situation pour illustrer la démarche, pas le récit d'un projet livré.
#Contexte
Une petite commune d'Occitanie, avec une vingtaine de conseillers municipaux dont certains peu à l'aise avec le numérique, imprime encore l'intégralité des dossiers du conseil et les envoie par la poste.
#Défi
Passer aux convocations électroniques dans le respect du CGCT (accord de l'élu, accusé de réception), accompagner les élus peu familiers du numérique, organiser des séances hybrides, publier les délibérations et les transmettre à la préfecture.
#Approche
Un audit du processus actuel, le paramétrage de la plateforme, la formation du secrétariat et des élus, un premier conseil dématérialisé accompagné, puis la publication open data et la transmission préfecture.
#Ce que nous mesurons
Les indicateurs de réussite sont fixés avec vous avant le lancement et relevés sur l'existant. On les suit pendant le pilote, puis on décide ensemble d'aller plus loin ou non, sur des mesures et non sur des promesses.
#Pourquoi Nehos pour conseil municipal digital
Nehos Groupe n'est pas un intégrateur généraliste qui adapte une solution standard à votre contexte. On conçoit des architectures sur mesure, calibrées sur vos contraintes métier, réglementaires et techniques. Chaque projet démarre par un audit de faisabilité qui pose les limites avant les promesses — si le ROI ne tient pas, on le dit avant de signer quoi que ce soit.
Notre méthode ROI-First impose un cadrage chiffré dès la phase d'audit : coût actuel documenté, gains projetés avec hypothèses conservatrices, critères de go/no-go factuels. En production, on mesure les résultats réels et on les compare aux projections — transparence totale, y compris quand les chiffres sont en dessous des attentes. Nos expertises connexes : documentation DGCL sur la dématérialisation des actes locaux, guide RGPD collectivités.
Stack technique souverain : hébergement OVHcloud (datacenters France), modèles IA open source (Mistral) quand la performance le permet, code propriétaire intégralement détenu par le client à la livraison. Pas de vendor lock-in, pas de dépendance à un fournisseur cloud américain pour vos données critiques.
#Pour aller plus loin
Cas d'usage connexes :
Questions & réponses
Questions fréquentes sur la dématérialisation du conseil municipal
Oui, depuis la loi Engagement et Proximité du 27 décembre 2019 qui a modifié l'article L2121-10 du CGCT. Trois conditions doivent être réunies : (1) l'élu a donné son accord écrit préalable pour recevoir ses convocations par voie électronique, (2) la convocation est envoyée avec un procédé permettant d'attester de la date d'envoi et d'établir un accusé de réception électronique, (3) les pièces annexes (ordre du jour, rapports) sont jointes ou accessibles via un lien sécurisé. Le logiciel Nehos remplit ces trois conditions avec une signature électronique qualifiée PADES eIDAS et un accusé de réception archivé. Pour les élus n'ayant pas donné leur accord, l'envoi postal recommandé reste obligatoire — la plateforme gère les deux cas en parallèle.
Oui, sous réserve d'utiliser un certificat de signature qualifié au sens du règlement eIDAS (niveau 2 minimum, certificat RGS** pour les entités publiques françaises). La signature électronique qualifiée a la même valeur juridique que la signature manuscrite (article 1367 du Code civil). Pour les actes soumis au contrôle de légalité, la DGCL et les préfectures acceptent les actes signés électroniquement dès lors que le format est conforme (PDF/A signé avec cachet électronique). Le certificat de signature du maire est délivré par un prestataire de certification qualifié (Certeurope, ChamberSign, Docaposte). Nehos accompagne la commune dans l'obtention et le déploiement du certificat. Voir la documentation DGCL sur la dématérialisation des actes locaux.
Le dispositif @CTES (Actes de Contrôle de légaLiTé Électronique et Simplifiée) est le système national de télétransmission des actes des collectivités locales soumis au contrôle de légalité. FAST (pour certains départements) est le portail de dépôt alternatif. Le logiciel Nehos est connecté directement aux flux @CTES via les protocoles SOAP/REST définis par la DGCL. Dès la clôture de la séance et la signature du maire, les actes sont transmis automatiquement : délibérations, arrêtés, contrats supérieurs aux seuils. L'accusé de réception préfectoral (AR) est archivé dans la plateforme et notifié par email à la secrétaire. La commune n'a plus à se connecter manuellement au portail préfectoral. La liste des actes transmis, leurs statuts (@CTES reçu, contrôlé, exécutoire) sont consultables en temps réel depuis le tableau de bord secrétariat.
Oui, à condition que l'archivage numérique soit réalisé dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) homologué, conforme à la norme NF Z42-013 (ISO 14641) et aux instructions de la Direction des Archives de France. La circulaire AD 93-1 révisée précise que le registre des délibérations peut être tenu sous forme électronique dès lors qu'il garantit l'intégrité, la lisibilité et la pérennité des actes à titre définitif. Le SAE intégré à la plateforme Nehos répond à ces exigences : empreintes cryptographiques sur chaque document, format PDF/A pérenne, audit trail complet, hébergement souverain France (OVHcloud). La Direction des Archives de France recommande toutefois de valider la migration avec le service d'archives départemental compétent.
C'est la question la plus fréquente des secrétaires de mairie avant déploiement — et la moins problématique en pratique. Le retour terrain Nehos sur les communes déployées : les élus les plus réticents au départ sont souvent les plus satisfaits après la troisième séance, car l'accès instantané au dossier complet sur tablette est un vrai confort. Méthode Nehos pour les communes avec élus seniors : (1) session de formation collective de 2 heures en mairie, avec tablettes prêtées par la commune (évite le problème d'équipement hétérogène), (2) guide de démarrage rapide imprimé (4 pages) remis à chaque élu, (3) ligne de support directe Nehos accessible avant et pendant les 3 premières séances,
Oui. Les données traitées relèvent de la base légale « mission d'intérêt public » (article 6(1)(e) RGPD) pour une collectivité territoriale. Points de conformité : (1) hébergement des données en France, sans transfert hors de l'Union européenne ; (2) chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256) ; (3) durées de conservation conformes aux tableaux de gestion des archives communales ; (4) contrat de sous-traitance (DPA) conforme au RGPD ; (5) registre des traitements mis à jour, disponible pour le DPO de la collectivité. La CNIL a publié des recommandations sur la dématérialisation des actes des collectivités. Voir notre guide RGPD collectivités.
Le coût dépend du nombre d'élus, du rythme des conseils et des fonctions retenues (séance hybride, vote en séance, publication open data). Nous chiffrons sur devis, en 48 h après un premier échange, avec un périmètre adapté à la taille de la commune.