Certification NF203 : préparer votre logiciel comptable ou de gestion à la marque NF

#NF203 en clair : une marque de qualité, pas une obligation

NF203 est le numéro de la marque NF Logiciel. AFNOR Certification l'a créée en 2006 avec Infocert, qui en est le secrétariat technique. Elle atteste qu'un logiciel est bien conçu, fonctionne comme annoncé, s'installe et s'utilise correctement, et reste fiable dans le temps. Elle s'appuie sur deux normes internationales : ISO 9001 pour l'organisation de l'éditeur, ISO/CEI 25051 pour les caractéristiques du produit.

La marque se décline par type de logiciel, chacun avec ses exigences :

Sur cette page, nous parlons surtout de NF203 Comptabilité informatisée, celle qui concerne les éditeurs de gestion et de facturation. Pour une définition courte, voir la fiche NF203 de notre glossaire.

Ce que NF203 n'est pas : une obligation fiscale. La loi anti-fraude à la TVA de 2016 visait au départ les logiciels de comptabilité et de gestion autant que les caisses. La loi de finances pour 2018 a ramené l'obligation aux seuls systèmes de caisse. Aucune amende ne frappe donc un logiciel comptable ou de facturation parce qu'il n'est pas certifié NF203. Une page qui affirme le contraire confond NF203 et certification NF525.

#Ce que couvre NF203 Comptabilité informatisée

Selon Infocert, la certification porte sur cinq domaines fonctionnels : achats, ventes, stocks, immobilisations et comptabilité. L'éditeur peut en faire certifier un seul ou plusieurs. La gestion commerciale, l'inventaire ou la paie entrent dans le champ lorsqu'ils produisent directement des écritures comptables. Une caisse est concernée si elle est reliée à la comptabilité.

Les fonctions examinées sont celles qu'un expert-comptable attend d'un logiciel sérieux : les écritures et leur validation, les comptes de tiers, la TVA, les immobilisations, les stocks, l'édition des journaux et des balances.

#Pourquoi un éditeur demande NF203

Trois raisons reviennent.

• Les appels d'offres. Des acheteurs, publics ou privés, demandent une preuve de qualité délivrée par un tiers. La marque NF en est une.
• La confiance des experts-comptables. Un cabinet qui recommande un logiciel à ses clients veut savoir qu'il tient les écritures proprement.
• Les logiciels qui font aussi caisse. Un éditeur qui couvre l'encaissement et la comptabilité peut viser NF525 et NF203 ensemble. Infocert propose cette double certification.

Une quatrième raison est souvent avancée : la réforme de la facturation électronique. Soyons précis. La réforme impose de passer par une plateforme agréée, immatriculée par l'administration, et un logiciel relié à l'une d'elles peut être une solution compatible. NF203 n'est pas une condition de ce dispositif.

Elle peut rassurer un client sur la tenue de la comptabilité, mais elle ne remplace pas le raccordement. Pour celui-ci, voir notre page intégrateur facturation électronique.

#NF203, NF525, facturation électronique : qui impose quoi

Les trois sujets se croisent souvent dans la même conversation avec un éditeur. Ils n'ont pourtant ni la même origine ni la même portée.

Pour un éditeur qui couvre la caisse, la comptabilité et la facturation, l'ordre des priorités suit l'obligation : d'abord la conformité de la caisse et le raccordement aux plateformes agréées, ensuite NF203 si vos clients ou vos acheteurs la demandent.

#Obtenir la certification NF203 : les étapes

1. La demande, auprès d'AFNOR Certification ou d'Infocert, qui transmet le cahier des charges de la déclinaison visée.
2. L'étude de recevabilité du dossier par AFNOR Certification.
3. La mise en conformité du logiciel. Infocert compte d'un à plusieurs mois et peut délivrer une attestation d'avancement pendant ce temps.
4. L'audit, en général de deux jours selon Infocert : l'auditeur interroge l'équipe et teste le logiciel.
5. La restitution et le certificat : rapport d'audit, puis certificat et logo.
6. Le suivi : des audits de surveillance et de renouvellement vérifient les versions suivantes.

#Ce que nous faisons pour la mise en conformité

Nehos Groupe ne certifie pas. Notre travail se situe avant l'audit et autour de lui.

• Le choix du périmètre. Nous lisons le cahier des charges avec votre équipe et choisissons les domaines à présenter. Deux domaines solides valent mieux que cinq domaines fragiles : vous pourrez étendre la certification plus tard.
• L'audit d'écart. Nous comparons le logiciel aux exigences, point par point, et classons les écarts par effort.
• Les développements. Validation et clôture des écritures, trace de chaque modification, numérotation chronologique, éditions comptables, droits par rôle, et export du fichier des écritures comptables, ce FEC que toute entreprise à comptabilité informatisée doit pouvoir remettre lors d'un contrôle fiscal.
• Le dossier et les tests. Documentation, cahier de tests rejouable, jeu de données d'essai.
• Le jour de l'audit. Nous pouvons être aux côtés de votre équipe, puis corriger les réserves éventuelles.
• La suite. Les tests de conformité entrent dans votre chaîne de livraison, pour que chaque version reste au niveau.

Nous ne promettons pas le certificat : la décision appartient à AFNOR Certification. Nous promettons un logiciel qui arrive à l'audit avec ses écarts traités.

#Combien coûte la préparation à NF203 ?

Prix indicatifs, hors taxes, en point de départ :

• l'audit d'écart et les corrections limitées se font en régie, à partir de 275 € HT par jour ;
• un chantier plus lourd, par exemple reprendre la validation des écritures ou ajouter un domaine entier, relève d'un premier module sur mesure, à partir de 15 000 € HT ;
• la maintenance, pour garder le niveau de version en version, démarre à partir de 750 € HT par mois.

Les frais de certification sont payés directement à l'organisme, nous ne les refacturons pas. Notre devis est établi après la lecture du cahier des charges et une démonstration du logiciel.

#Les erreurs à éviter

• Présenter NF203 comme une obligation à vos clients ou dans vos offres. C'est faux, et un acheteur informé le sait.
• Viser tous les domaines d'un coup au premier passage.
• Oublier que le certificat vise une version : une refonte importante se prépare avec l'organisme.
• Laisser modifier une écriture validée sans trace de la modification.
• Confondre NF203 et facturation électronique, deux sujets qui se croisent sans se remplacer.

#Quand vous n'avez pas besoin de nous

Vous êtes une entreprise qui utilise un logiciel comptable : NF203 ne vous concerne pas, aucun texte ne vous impose un logiciel certifié. Votre vraie échéance est la facturation électronique. Vous êtes éditeur, mais ni vos clients ni vos acheteurs ne demandent la marque : la priorité est sans doute de raccorder votre logiciel à une ou plusieurs plateformes agréées. Et si vous cherchez qui délivre la certification, adressez-vous à AFNOR Certification ou à Infocert.

#Premier rendez-vous : ce qu'il faut apporter

Apportez le nom et la version du logiciel, la liste des domaines qu'il couvre, le cahier des charges si vous l'avez déjà, et la raison qui vous amène : un appel d'offres, un réseau d'experts-comptables, une double certification avec la NF525. En une heure, nous vous disons quels domaines présenter en premier et si l'écart se compte en jours ou en mois.