Certification NF525 : mettre votre logiciel de caisse en conformité et obtenir le certificat

#NF525 : ce que la loi demande, et à qui

Depuis le 1er janvier 2018, une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un outil qui respecte quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. La règle figure au 3° bis du I de l'article 286 du Code général des impôts. Les entreprises en franchise en base de TVA n'y sont pas soumises.

La NF525 n'est pas la loi elle-même. C'est un référentiel de certification, élaboré par AFNOR Certification avec Infocert, contre lequel un logiciel est audité. C'est la façon la plus connue de prouver que les quatre conditions sont tenues. Pour une définition courte, voir la fiche NF525 de notre glossaire.

Les quatre conditions, telles que l'administration fiscale les décrit :

• Inaltérabilité : une donnée enregistrée ne peut plus être modifiée sans que la modification soit tracée. Une erreur se corrige par une nouvelle opération, pas en effaçant l'ancienne.
• Sécurisation : chaque enregistrement est protégé, par exemple par une empreinte numérique et une signature électronique, ou par une solution équivalente.
• Conservation : le logiciel gère des clôtures périodiques, calcule et sécurise leurs cumuls, et garde les données de vente pendant les durées légales.
• Archivage : il produit une archive fiscale sécurisée, dans un format ouvert, et trace chaque production d'archive.

Depuis la loi de finances pour 2018, seuls les systèmes de caisse sont visés. Un logiciel de comptabilité ou de facturation n'a pas d'obligation de ce type : pour lui, la certification qui existe est la NF203, et elle est volontaire.

#Certificat ou attestation de l'éditeur : la règle en 2026

La preuve de conformité a changé deux fois en deux ans. Voici où elle en est.

Aujourd'hui, un commerce contrôlé peut donc présenter soit le certificat délivré à son éditeur par un organisme accrédité, soit l'attestation individuelle que l'éditeur lui a remise, établie sur le modèle de l'administration. Deux organismes délivrent la certification : AFNOR Certification, avec Infocert, sous la marque NF525, et le LNE, avec son propre référentiel.

Notre avis : l'attestation est légale, mais l'éditeur la signe seul et en porte seul la responsabilité. Le certificat fait vérifier le logiciel par un tiers, rassure les clients et les acheteurs, et il est resté valable dans tous les régimes connus depuis 2018. Pour un éditeur qui vend à des réseaux ou répond à des appels d'offres, nous conseillons la certification.

#Qui doit faire certifier, et qui n'a rien à faire

• Un éditeur de logiciel de caisse, y compris une caisse en ligne ou sur tablette : c'est à lui de fournir le certificat ou l'attestation à ses clients.
• Une entreprise qui a développé sa propre caisse, par exemple une enseigne avec une caisse maison ou une borne de commande qui enregistre les paiements : elle est son propre éditeur, elle doit attester ou faire certifier.
• Un commerce qui utilise une caisse du marché : demandez le certificat ou l'attestation à votre éditeur, vérifiez qu'il vise la version que vous utilisez, et conservez-le. Vous n'avez pas besoin d'un prestataire.
• Un site de vente en ligne : tout dépend de la manière dont les paiements sont enregistrés. Faites trancher la question par votre expert-comptable avant d'engager des développements.

#Obtenir la certification NF525 : les étapes

1. La demande. L'éditeur s'adresse à l'organisme : AFNOR Certification et Infocert pour la marque NF525, ou le LNE. Il reçoit le référentiel, c'est-à-dire la liste des exigences à démontrer.
2. L'étude de recevabilité. L'organisme examine le dossier de candidature.
3. La mise en conformité. Le logiciel est adapté aux exigences. Infocert compte d'un à plusieurs mois pour cette phase et peut délivrer une attestation d'avancement pendant ce temps.
4. L'audit. Un auditeur interroge l'équipe et teste le logiciel. Chez Infocert, il dure en général deux jours.
5. Le certificat. Après le rapport d'audit, le certificat et le logo sont délivrés pour la version évaluée.
6. Le suivi. Des audits de surveillance, annuels chez Infocert, puis de renouvellement, vérifient que le logiciel reste conforme.

Le point qui surprend souvent : le certificat vise une version précise. Avant de publier une version majeure, demandez à l'organisme ce qu'elle déclenche.

#Ce que nous faisons pour la mise en conformité

Nehos Groupe ne certifie pas et ne délivre aucune attestation. Notre travail se situe avant l'audit et autour de lui.

• L'audit d'écart. Nous lisons le référentiel avec votre équipe, puis nous comparons le logiciel aux exigences, point par point. Vous recevez la liste des écarts, classés par effort.
• Les développements. Nous écrivons ce qui manque : chaînage des enregistrements par empreinte, signature, clôtures journalières, mensuelles et annuelles avec leurs cumuls, journal des événements sensibles comme les annulations, les corrections ou les réimpressions de tickets, archive fiscale au format ouvert, export pour un contrôle.
• Le dossier et les tests. Documentation technique, cahier de tests rejouable, jeu de données d'essai : l'auditeur doit pouvoir vérifier vite.
• Le jour de l'audit. Nous pouvons être aux côtés de votre équipe, puis corriger les réserves éventuelles.
• La suite. Chaque nouvelle version doit rester conforme. Nous ajoutons les tests de conformité à votre chaîne de livraison, pour qu'une régression se voie avant la mise en production.

Si vous choisissez l'attestation plutôt que le certificat, nous faisons la même vérification avant que vous la signiez. La signature et la responsabilité restent les vôtres.

Nous ne promettons pas le certificat : la décision appartient à l'organisme. Nous promettons un logiciel qui arrive à l'audit avec ses écarts traités et un dossier lisible.

#Combien coûte une mise en conformité NF525 ?

Prix indicatifs, hors taxes, en point de départ :

• l'audit d'écart et les corrections limitées se font en régie, à partir de 275 € HT par jour ;
• la reconstruction du module d'enregistrement, quand le logiciel stocke ses ventes dans des tables modifiables, relève d'un premier module sur mesure, à partir de 15 000 € HT ;
• la maintenance, pour garder la conformité de version en version, démarre à partir de 750 € HT par mois.

Les frais de certification sont payés directement à l'organisme : nous ne les refacturons pas. Demandez-lui son devis en même temps que le nôtre. Le nôtre est établi après la lecture du référentiel et une démonstration du logiciel.

#Combien de temps faut-il ?

Selon Infocert, la mise en conformité prend d'un à plusieurs mois, et l'audit deux jours en général. Ce qui fait la différence, c'est le point de départ. Un logiciel qui journalise déjà chaque opération et sait produire une archive demande peu de travail. Un logiciel qui enregistre ses ventes dans des tables que l'on peut modifier demande de reprendre le cœur du stockage, et c'est là que les mois s'accumulent.

#Les erreurs à éviter

• Corriger une vente en la modifiant ou en la supprimant, au lieu d'enregistrer une opération inverse.
• Présenter un certificat qui vise une ancienne version du logiciel.
• Purger la base sans avoir produit l'archive fiscale.
• Changer de logiciel sans garder les archives de l'ancien : elles doivent rester lisibles pendant toute la durée de conservation.
• Confondre NF525 et facturation électronique. La réforme de 2026 concerne d'abord les factures entre entreprises, pas les tickets de caisse ; les ventes aux particuliers relèvent du e-reporting. Pour relier votre logiciel à une plateforme agréée, voir notre page intégrateur facturation électronique.

#Quand vous n'avez pas besoin de nous

Vous êtes commerçant et votre caisse vient d'un éditeur du marché : demandez-lui le certificat ou l'attestation. S'il ne peut pas vous les fournir, changez de caisse plutôt que de financer un développement. Vous êtes restaurateur et vous voulez relier votre caisse à votre comptabilité ou à vos autres outils : c'est un autre sujet, traité sur notre page logiciel pour restaurant.

Et si vous cherchez qui délivre le certificat, adressez-vous à AFNOR Certification, à Infocert ou au LNE : nous ne sommes pas un organisme certificateur.

#Premier rendez-vous : ce qu'il faut apporter

Apportez le nom et la version du logiciel, une description de la façon dont les ventes sont enregistrées et stockées, le référentiel si vous l'avez déjà reçu, et vos échéances : un appel d'offres, un client qui exige le certificat, une version à sortir. En une heure, nous vous disons si l'écart se compte en jours ou en mois.